Vad är e-faktura? En e-faktura är en elektronisk faktura som skickas digitalt direkt till mottagarens internetbank i stället för att komma som papperspost i brevlådan eller som en PDF-bilaga i mejlen. E-fakturan dyker upp bland betalningarna i internetbanken med belopp, mottagare, OCR-nummer och förfallodag redan ifyllt, och mottagaren behöver bara godkänna den för att betalningen ska gå iväg.
Så fungerar e-fakturor för privatpersoner
När ett företag vill skicka en e-faktura till dig krävs det först att du har anslutit dig till tjänsten hos den aktuella mottagaren, oftast direkt i internetbanken. Väljer du att koppla ditt konto till en viss avsändare, till exempel ett elbolag eller en operatör, skickas kommande fakturor från just den avsändaren elektroniskt i stället för på papper, det vill säga att fakturan skickas elektroniskt hela vägen från avsändarens ekonomisystem till din internetbank. En sådan faktura får dock bara skickas efter att du själv har godkänt anslutningen hos avsändaren, så en helt ny mottagare kan inte börja skicka e-fakturor till dig utan att du bett om det. Fakturan hamnar sedan bland dina betalningar i internetbanken före förfallodatumet, med alla uppgifter redan ifyllda, och du väljer om betalningen ska godkännas manuellt eller kopplas till en automatisk betalning om du samtidigt tecknat autogiro hos mottagaren.
Elektronisk fakturering jämfört med pappersfaktura och PDF-faktura
Skillnaden mot en vanlig pappersfaktura eller en PDF som skickas i mejlen ligger i hur fakturan når mottagaren och hur betalningen sedan hanteras. En faktura behöver med andra ord inte alltid se likadan ut, även om beloppet och mottagaren är desamma.
| E-faktura | Pappersfaktura | PDF i mejl | |
|---|---|---|---|
| Leveranssätt | Direkt till internetbanken | Fysiskt brev | Bifogad fil i e-post |
| Ifyllda uppgifter | Belopp, OCR och förfallodag klara | Måste registreras manuellt | Måste registreras manuellt |
| Risk för förfalskning | Låg, går via bankens system | Kan förfalskas | Kan förfalskas eller nätfiskas |
| Miljöpåverkan | Ingen pappersförbrukning | Papper och transport | Ingen pappersförbrukning |
En pappersfaktura kräver att mottagaren själv skriver in belopp och OCR-nummer i internetbanken innan betalningen kan godkännas, vilket ökar risken för felskrivningar. En PDF-faktura i mejlen är i praktiken samma sak digitalt, men saknar kopplingen till bankens system som gör att uppgifterna fylls i automatiskt. Skickar ett företag i stället en riktig e-faktura är det bankernas gemensamma system, inte avsändaren själv, som garanterar att belopp och OCR-nummer stämmer.
Fördelarna med e-faktura för privatpersoner
Den största fördelen med e-faktura är att förfallodagen sällan missas, eftersom fakturan redan ligger bland betalningarna i internetbanken i stället för att riskera att glömmas bort i en hög med post. Belopp och mottagarens kontonummer är dessutom redan ifyllda, vilket minskar risken för att skriva fel siffra i ett OCR-nummer och därmed betala till fel faktura. E-faktura innebär också att posten minskar, att fakturan aldrig kan komma bort i brevlådan, och att hela historiken över betalda fakturor finns samlad och sökbar i internetbanken. För den som får många räkningar varje månad, till exempel hyra, el, försäkring och telefonabonnemang, blir skillnaden extra tydlig eftersom samtliga räkningar samlas på samma ställe i stället för att komma från olika håll vid olika tillfällen.
E-faktura eller autogiro: skillnaden när du ska betala
E-faktura och autogiro löser samma problem, återkommande räkningar, men på olika sätt. Med e-faktura skickas fakturan till internetbanken men du behöver fortfarande själv godkänna varje betalning innan förfallodagen, vilket ger dig kontroll över exakt när pengarna lämnar kontot. Med autogiro dras beloppet i stället automatiskt på förfallodagen utan att du behöver göra något alls, så länge kontot har tillräckligt med pengar. Många väljer e-faktura för räkningar där beloppet varierar från månad till månad, medan autogiro passar bättre för fasta, återkommande summor som hyra eller försäkring.
Så ansluter du tjänsten i internetbanken
Anslutningen görs hos den enskilda avsändaren, inte som en generell inställning för hela kontot. Logga in i internetbanken, sök upp funktionen för e-faktura eller fakturor, och välj vilket företag du vill ansluta till tjänsten hos, till exempel elbolaget eller telefonoperatören. Uppgifterna som avsändaren behöver, ofta ett kundnummer eller personnummer, hämtas normalt direkt från fakturaunderlaget, och godkännandet sker med BankID precis som vid andra ärenden i internetbanken. Samma system ligger för övrigt bakom bankgiro, som styr vart pengarna faktiskt tar vägen när betalningen väl är godkänd. Saknar en avsändare stöd för e-faktura kan fakturan ibland i stället betalas direkt med kort, se vår genomgång av att betala en faktura med kreditkort. Vill du sluta få e-fakturor från en viss avsändare går anslutningen lika enkelt att ta bort igen, i samma meny där den en gång skapades.
E-fakturering för företag: Peppol, Svefaktura och EDI
Företag hanterar e-fakturor på ett annat sätt än privatpersoner, eftersom fakturorna oftast skickas och tas emot direkt via affärssystemet i stället för en internetbank. Företag skickar och tar emot e-fakturor via sitt affärssystem eller ekonomisystem, ofta genom det gemensamma nätverket PEPPOL, som gör att fakturadata kan överföras strukturerat mellan olika affärssystem enligt en gemensam standard som kallas Svefaktura. Tekniken bygger vidare på principerna från Electronic Data Interchange, EDI, som redan på 1980-talet användes för att låta system hos olika företag utbyta affärsdokument utan manuell inmatning. Fördelen för företag är att fakturainformationen läses in maskinellt direkt i ekonomisystemet, vilket minskar både manuellt arbete och risken för inmatningsfel jämfört med att hantera pappersfakturor eller PDF-filer för hand. Många mindre företag ansluter sig till Peppol-nätverket via en fakturaoperatör i stället för att bygga kopplingen själva, eftersom operatören sköter både format och leverans mellan de olika systemen.
Relaterade begrepp: bankgiro, autogiro och OCR-nummer
E-faktura är en del av ett större system för svenska betalningar, och hänger ihop med flera andra begrepp som är bra att känna till. Bankgiro är infrastrukturen som ser till att pengarna faktiskt hamnar på rätt konto, autogiro är alternativet där betalningen sker automatiskt utan att du behöver godkänna varje gång, och OCR-numret är den sifferkod som knyter en betalning till exakt rätt faktura hos mottagaren. Tillsammans bildar de det system av elektroniska betalningar som gör att fakturor i Sverige i dag sällan behöver hanteras helt manuellt.
